A Reunião
Dados por Escrito
“O detalhamento é imprescindível.”
Autor Desconhecido
Uma boa reunião depende da sincronia de todos os
detalhes. Oferecer maior relevância a dados aspectos e esquecer outros pode
configurar grandes problemas ao longo da reunião. Não apenas isso. Pode
deflagrar a necessidade da realização de outras reuniões. E isso gera atrasos,
perdas de produtividade e diminuição de determinados ganhos.
Para que problemas
semelhantes a esse sejam evitados, é possível realizar uma simples ação. Caso
haja organização para que todo o material seja escrito e entregue com
antecedência; muitas ações e reflexões serão realizadas. Dessa forma, todos os
integrantes terão oportunidade de realizar um planejamento dentro da reunião
que já foi planejada. Isso garante enorme ganho de tempo.
Um material bem
preparado, objetivo e detalhado pode contribuir para que a reunião seja um
momento de alta produtividade e muitos esclarecimentos. Sendo assim, todos os
envolvidos podem ter grandes ganhos e podem ter maior segurança na forma de
como realizar as atividades decididas. Algumas considerações que podem ser
feitas a respeito do elemento DADOS POR ESCRITO são:
- Ser objetivo no detalhamento e na escrita.
- Oferecer detalhes em pontos específicos.
- Considerar uma escrita acessível a todos os participantes.
- Entregar o material escrito em tempo hábil para
avaliação de todos.
- Solicitar retorno aos que participarão, referente
às necessárias alterações
e revisões.
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