A Reunião
Tempo de Preparação
“Em todas as coisas, o sucesso depende de preparação prévia.”
Confúcio
No dia-a-dia das rotinas das companhias, é muito difícil encontrar tempo de sobra para realizar as preparações. Existe uma lista imensa de motivos que podem ser colocados para que não seja investido tempo na preparação de alguma atividade em específico; principalmente se essa estiver relacionada com a reunião a ser feita nos próximos dias. Esse é um problema que atinge a muitos que tem a responsabilidade de preparar a reunião.
A reunião deve ter a disposição o planejamento da preparação em dois sentidos. O sentido daquele que traz o motivo específico da reunião deve ter total preparação. Os demais integrantes que participarão da reunião, de igual modo deverão se preparar para garantir que a reunião tenha o maior nível de produtividade possível. Todos os envolvidos devem se preparar. Para tanto, necessitam de um tempo antecipado mínimo para que consigam alcançar isso.
O período de TEMPO DE PREPARAÇÃO é vital para que a reunião possa ter sucesso. Qualquer forma de despreparo pode culminar em dissabores e problemas. Pode ocorrer até o caso de ter que ser realizada uma nova reunião; o que prejudicaria outras atividades. Algumas considerações que podem ser feitas a respeito do TEMPO DE PREPARAÇÃO são:
- Considerar estudos de tempo antecipado.
- Avaliar o período de preparação de todos.
- Viabilizar materiais antecipadamente à reunião.
- Condicionar todos a se envolverem com a realidade da operação.
- Promover o tempo adequado de análise e reflexão da situação em pauta.
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