A Reunião
Estabelecimento da Pauta
“A razão deve estar acima de tudo em uma reunião.”
Fehrer
Em último artigo foi considerado a importância de revelar os itens a serem expressos quanto a resultados. Agora, será definida a relevância de considerar todos os itens que serão elaborados dentro das reuniões. Ter atenção sobre os motivos que estabelecerão o que será discutido na reunião é fundamental, para positiva orientação de todos os temas e encadeamento de oportunidades de solução.
A hora da reunião é um momento decisivo. Todos nutrem expectativas com relação ao futuro e determinadas conseqüências que ocorreram dentro da corporação. Por isso, avaliar todos os componentes que estarão dentro da reunião, é fundamental para a melhor abordagem. Melhor que isso é interagir com o profissional, quando este recebe o material para a reunião, antecipadamente. Enviar um material antecipado pode ser fator de total ganho de tempo para análises e preparações.
Há várias formas de interação para o adiantamento da pauta: e-mail, telefonema ou conference call. O importante é estabelecer um canal de comunicação para que os motivos do encontro possam ser previamente estabelecidos e todos tenham condição de conhecer as razões. Algumas considerações que podem ser feitas a respeito do elemento ESTABELECIMENTO DA PAUTA são:
- Ter estratégia para conseguir antecipar os dados.
- Preparar material a ser avaliado antecipadamente.
- Detalhar cada item do cronograma e da linha de tempo da futura reunião.
- Favorecer a objetividade de todo o composto do material previamente
encaminhado.
- Confirmar se todos os envolvidos na reunião estão cientes dos motivos do
encontro.
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